Процессы нельзя пускать на самотек (2)

Говоря о возможном сценарии кризиса, Бекере отмечает, что по мере развития компании необходимо было разработать план по обеспечению непрерывности бизнеса (business continuity plan - BCP) и стратегию, в которой учитывались несколько сценариев для различных кризисных ситуаций. При его подготовке важно было реалистично оценить каждую конкретную ситуацию и то, как она повлияет на предприятие.

"Мы как активно работающие специалисты всегда с оcторожностью следим за развитием экономики. Положение чрезвычайной ситуации наступило быстро, и само существование кризиса - пандемии - было нестандартной ситуацией, поэтому было  трудно прогнозировать привычки людей и предпринимателей, позицию государства и ограничения. Жизнь показала, что должен быть план действий в чрезвычайных ситуациях и что планирование непрерывности бизнеса - это не просто формальный документ, необходимый для партнеров и клиентов", - говорит Бекере.

Она добавляет, что компании очень помогло то, что ранее уже был начат переход на процесс электронной информации, отправки и обработки документов. В предприятии уже была возможность сотрудникам работать из дома. Быстрое принятие решений и общение с сотрудниками и клиентами помогли не прерывать повседневные процессы.

Отвечая на вопрос, как кризис Covid повлиял на компанию, Бекере говорит, что информация о Covid-19 появлялась в СМИ уже с декабря, таким образом то, когда вирус дойдет до Латвии, оставалось лишь вопросом времени.

"Нам удалось быстро адаптироваться к ситуации, потому что сотрудники компании обеспечены всем техническим оборудованием для работы из дома, и мы активно используем информационные технологии в повседневной жизни. Все это помогло успешно работать даже во время чрезвычайной ситуации, не теряя продуктивности и качества", - говорит Бекере.

Она отмечает, что такие ситуации позволяют руководству компании оценить свою деятельность и долгосрочные цели, проанализировать финансовую ситуацию и пересмотреть ситуацию с человеческими ресурсами. Обстоятельства доказали, что внештатная бухгалтерия в таком случае безопаснее чем бухгалтер на месте - уменьшается риск, что бухгалтер заболеет и таким образом, остановится работа компании.

"Мы заметили, что многие латвийские предприниматели, которые не задумались об аутсорсинге, теперь понимают его преимущества. Это также помогло нам развить существующие услуги и предложить новые, например, аутсорсинг кадрового делопроизводства (особенно помогло компаниям с вопросами трудового права - консультации по Закону о труде и возможным сценариям управления человеческими ресурсами), переводы английский-латышский/латышский-английский (иностранные клиенты подают заявки на пособие по простою, мы переводим заявление в СГД, переводим решение СГД и отправляем клиенту), а также налоговые консультации, потому что мы были посредником между государством и предпринимателем. Хотя правительство в целом успешно справилось со стремительным вмешательством Covid-19, мы поняли, что важно, на каком "языке" государство общается с жителем и предпринимателем", - поясняет член правления Numeri.

Бекере вспоминает, что были неясности со стороны СГД, дополнения, изменения в законе о Covid-19, интерпретации СГД (особенно о пособиях), и иногда казалось, что каждый интерпретирует закон как может и некоторые нюансы государство на понятном языке не может объяснить предпринимателю.

"Здесь у нас как у экспертов появилась возможность - мы много работали, чтобы наши клиенты успешно "перезимовали" этот период. Проблема для многих компаний - это безопасная ИТ-среда, и у нас это успешно обеспечено - заказчик может быть уверен, что данные защищены и работа сделана", - говорит Бекере.

Что изменилось в деятельности компании с начала кризиса? Бекере говорит, что компания смогла эффективно и ловко адаптироваться, переориентироваться, и клиентам было предложено сделать то же самое.

"Эта ситуация помогла всем перейти в электронную среду - счета, договоры, годовые отчеты с электронными подписями, коммуникации по видеоконференции. Объем бумаги уменьшается, потому что клиент все больше осознает, что в этом нет необходимости, и много может быть предоставлено в электронном виде в соответствии с нормативными актами. Мы чувствуем себя еще ближе к нашим клиентам, потому что быстро реагировали на ситуацию и начали активно общаться со всеми клиентами, и продолжаем это делать сегодня. Компания стала более эффективной, мы все более оптимальны - онлайн, электронная подпись, удаленная работа", - говорит Бекере.

Что касается финансовой стороны воздействия кризиса, член совета директоров Numeri считает, что переход на аутсорсинг может снизить существующие административные расходы компании.

"Нам, наверное, повезло с отраслью, потому что это "тихий" период, осенью приходят новые клиенты, поэтому резкого спада по количеству новых клиентов не было. Все больше компаний начинают интересоваться возможностями аутсорсинга", - объясняет Бекере.

Она добавляет, что одной такой формулы счастья не существует - все, конечно, зависит от самих людей, а также от бизнеса. Руководство компании должно принимать стратегически правильные решения, и это можно сделать в сотрудничестве с бухгалтером и налоговым консультантом, которые предложат возможные решения, чтобы руководство пришло к общему знаменателю и четкому плану действий.

Говоря о преимуществах кризиса, Бекере отмечает, что компания рассматривает кризис как возможность. "Мы оценили возможности нашей команды. Мы готовы к новому этапу и понимаем, насколько важно в компании управление человеческими ресурсами и каналами связи", - говорит Бекере.

Другим предпринимателям Бекере рекомендует "иметь четкий план действий и механизм достижения поставленных целей. И важно, чтобы об этом знали все сотрудники компании. Процессы нельзя пускать на самотек. Руководство "должно держать руку на пульсе" и принимать конкретные, а иногда и неудобные решения, когда это необходимо".

В рамках проекта мы говорим о новой ситуации, возникшей из-за Covid-19, о том, как изменилась работа предприятий, каковы потери, принес ли кризис возможность научиться чему-то новому, что могло бы помочь в дальнейшей деятельности предприятий. В рамках проекта предприниматели поделятся опытом и посоветуют, что делать, чтобы легче преодолеть кризис, создавая свое искусство предпринимательства, как справляться со сложной ситуацией.

"Искусство предпринимательства" - проект, который покажет, помогли ли государственные механизмы поддержки сохранить сотрудников и каковы перспективы на будущее. В проекте участвуют малые и средние предприятия, которые считаются главной "группой риска" в контексте данного кризиса.

Проект реализуется в сотрудничестве с банком SEB.

Подпишись на Рассылку RUS TVNET и читай все самое свежее, важное и забавное в своей электронной почте!